Aufmaßbelege anlegen

Autor: Sascha Gütebier | Lesezeit: … | Veröffentlicht: 01.12.2023

Mit Aufmaßbelegen in Projekten in TAIFUN notieren Sie erledigte Positionen, damit diese vor Beendigung des Gesamtprojekts mit einer Abschlagsrechnung berechnet werden können.

Sie können Aufmaßbelege in Projekten verwenden, um erledigte oder verbaute Positionen zu notieren. Diese Positionen können dem Kunden vor Beendigung des Gesamtprojekts mit einer Abschlagsrechnung berechnet werden. Im folgenden Beispiel erhalten Sie einen Auftrag für das Verbauen einer Elektroinstallation in einem Geschäft in zwei Räumen.

Projekt und Auftrag anlegen

Um Aufmaßbelege anlegen zu können, benötigen Sie ein Projekt.

Öffnen Sie über den Menüpunkt Projekte > Bearbeiten das Fenster Projekt.
Legen Sie mit der Schaltfläche Neu ein neues Projekt an.
Wählen Sie einen Kunden aus und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Auswählen.
Speichern Sie das Projekt.

Im Projekt benötigen Sie einen Auftrag.

Wählen Sie im Fenster Projekt ändern den Menüpunkt Verkauf > Auftrag anlegen und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Ja.
Fügen Sie dem Auftrag Positionen hinzu.
Beispiel:

Für den Auftrag in diesem Beispiel können Sie Positionen für 20 m Kabel, 12 Steckdosen, 4 Lichtschalter und 8 Leuchten einfügen.
Schließen den Auftrag mit der Schaltfläche Schließen.

Aufmaßbeleg anlegen

Nachdem einige der Arbeiten erledigt sind, möchten Sie ermitteln, welche Positionen bereits verbaut wurden und können diese dem Kunden schon einmal in Rechnung stellen. Zu diesem Zweck legen Sie einen Aufmaßbeleg wie folgt an:

Wählen Sie im Fenster Projekt ändern den Menüpunkt Aufmaß > Aufmaßbeleg anlegen.
Das Fenster Neues Aufmaß zu Auftrag wird geöffnet.

Aufmaßzeilen anlegen
Bennen Sie den Aufmaßbeleg im Feld Bezeichnung mit Aufmaß 1. Abschnitt.
Im Bereich Positionen sehen Sie die Positionen des Auftrags. Markieren Sie die erste Position.
Im Bereich Aufmaßzeilen fügen Sie über Hinzufügen eine neue Aufmaßzeile hinzu.
Geben Sie im Feld Beschreibung Raum 1 ein. Im Feld Einbauort können Sie genauer angeben, wo Sie die Positionsobjekte verbaut haben.
Tipp:

Wenn Ihnen analoge Aufzeichnungen eines Aufmaßes vorliegen, können Sie in das Feld Aufmaß-Seite eine Seitenzahl zu der aktuellen Aufmaßzeile angeben. Tragen Sie bspw. eine 1 ein.
Im Feld Rechenkette geben Sie die Formel ein, über die Sie die Menge ermittelt haben.
Beachten Sie:

Bei Kabeln, die sich über mehrere Wände erstrecken, können beispielsweise die Längen der einzelnen Wände addiert werden.

Tipp:

Im Kontextmenü über den Menüpunkt Formel auswählen können Sie vordefinierte Formeln für bestimmte geometrische Formen verwenden.
Legen Sie für die Positionen ggf. weitere Aufmaßzeilen für Raum 2 an.
Speichern Sie den Aufmaßbeleg mit der Schaltfläche Speichern.

Abschlagsrechnung anlegen

Für den Zwischenstand der verbauten Positionen können Sie eine Abschlagsrechnung wie folgt anlegen:

Wählen Sie im Projekt Verkauf > Rechnung anlegen.
Das Fenster Rechnung anlegen wird geöffnet.
Wählen Sie Teilrechnung nach Aufmaßbeleg und bestätigen Sie mit Ok.
Das Fenster Teilrechnung aus Aufmaßbeleg erstellen wird geöffnet, in dem Sie auswählen können, aus welchen Aufmaßbelegen die Abschlagsrechnung erstellt werden soll.
Markieren Sie den Aufmaßbeleg und bestätigen Sie mit Ok.

Teilrechnung nach Aufmaßbeleg erstellen

Eine Abschlagsrechnung wird erstellt, die Sie drucken und an den Kunden versenden können. Anschließend müssen Sie die Abschlagsrechnung über den Buchungslauf buchen.

Aufmaßzeilen für Schlussrechnung anlegen

Nach Abschluss der gesamten Elektroinstallation, erfassen Sie die verbliebenen Positionen und erstellen die Schlussrechnung für den Kunden.

Legen Sie über Aufmaß > Aufmaßbeleg anlegen einen zweiten Aufmaßbeleg an und benennen ihn Aufmaß Endabnahme.
Im linken Bereich des Fensters über den Filter wählen Sie Unvollständig aufgemessene Positionen.
Nur die Positionen werden angezeigt, bei denen die aufgemessene Menge kleiner als die im Auftrag angegebene Menge ist.
Erstellen Sie die Aufmaßzeilen wie im ersten Aufmaßbeleg.
Alternativ tragen Sie die ermittelten Mengen über die Methode Schnellerfassung ein.
Tipp:

Die Schnellerfassung erspart das Abtippen und ist daher besonders vorteilhaft bei Listen mit vielen Positionen.
1. Wählen Sie die Schaltfläche Schnellerfassung und bestätigen Sie die Abfrage, ob das Aufmaß gespeichert werden soll, mit Ja.
2. Geben Sie in das Feld Positionsnummer die erste Positionsnummer ein, für die Sie Mengen erfassen möchten. Bestätigen Sie mit der Taste Eingabe.
3. Tragen Sie unter Aufmaß-Seite eine 2 ein und bestätigen Sie erneut mit der Taste Eingabe.
4. Geben Sie unter Rechenkette die Rechenkette ein und bestätigen ein weiteres Mal mit der Taste Eingabe.
5. Jetzt können Sie entweder erneut eine Positionsnummer in das entsprechende Feld eintragen oder Sie drücken die Taste + und springen in das Feld Formel der nachfolgenden Position.
  Beachten Sie:
  
  Das Feld Beschreibung wird bei der Schnellerfassung ignoriert. Falls nötig, können Sie die Beschreibung über die Aufmaßzeilen nachtragen.
  
  Schnellerfassung
Haben Sie alle Mengen erfasst, wählen Sie die Schaltfläche Übernehmen.
Speichern und schließen den Aufmaßbeleg.
Wählen Sie unter Verkauf > Rechnung anlegen den Menüpunkt Schlussrechnung nach Aufmaßbeleg.
Im Fenster Schlussrechnung aus Aufmaßbeleg erstellen wählen Sie den zweiten Aufmaßbeleg.
Beachten Sie:

Der erste Aufmaßbeleg ist automatisch markiert, sofern Sie summierte Abschlagsrechnungen erstellen (Einstellung im Projekt unter Optionen > EinstellungenAllgemein im Feld Summiert).
Bestätigen Sie mit Ok und drucken Sie die Schlussrechnung.
Beachten Sie:

Die Abschlagssumme der 1. Abschlagsrechnung wird aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen, da sie bereits in Rechnung gestellt wurde.

Schlussrechnung

Mengen aus Auftrag oder Aufmaßbuch übernehmen

Im Aufmaßbeleg unter dem Menüpunkt Aufmaß finden Sie weitere Funktionen, die Ihnen helfen das Arbeiten mit Aufmaßbelegen zu erleichtern:

Wenn alle Positionen in genau der Menge verbaut wurden, wie im Auftrag angegeben, wählen Sie Mengen aus Auftrag übernehmen. Dadurch werden in die Aufmaßzeilen die Mengen entsprechend der Mengen aus dem Auftrag eingetragen. Haben Sie bereits manuell eine größere Menge eingetragen als im Auftrag angegeben, bleibt diese erhalten.
Wenn Sie mit einem Aufmaßbuch arbeiten und dieses dem Projekt zugeordnet haben (Menüpunkt Aufmaß > Aufmaßbuch zuordnen), können Sie daraus Mengen übernehmen:
- Mit Massenermittlung übernehmen > Aus Positionen werden für die gewählten Positionen alle Aufmaßzeilen für alle Unterteilungen (z. B. Räume) übernommen. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn Sie eine oder mehrere Arbeiten bereits für alle Unterteilungen erledigt haben, mit anderen Arbeiten aber noch nicht fertig sind.
- Mit Massenermittlung übernehmen > Aus Aufmaßbuch wählen Sie Unterteilungen und Aufmaßzeilen aus. Die gewählten Aufmaßzeilen werden für alle Positionen übernommen. Dies ist z. B. sinnvoll, wenn Sie in einigen Unterteilungen bereits alle Arbeiten erledigt haben, in anderen aber noch nicht.
- Massenermittlung übernehmen > Aus Aufmaßbuch pro Position ist eine Kombination aus den beiden vorherigen Optionen. Wählen Sie zunächst Unterteilungen und Aufmaßzeilen aus und anschließend eine oder mehrere Positionen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie weder mit Unterteilungen noch mit den Arbeiten vollständig fertig sind, aber in einigen Unterteilungen bereits einzelne Arbeiten abgeschlossen haben.

Jetzt sind Sie dran

Das Ermitteln von Aufmaßen ist teilweise sehr komplex. TAIFUN gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um Aufmaße mit möglichst wenig Aufwand zu erstellen. Starten Sie am besten mit einfachen Aufmaßen und deren Funktionalitäten, bevor Sie größere Aufträge bearbeiten. Mit etwas Übung können Sie Aufmaße in Zukunft schneller erfassen.