Erfahrungen & Bewertungen zu TAIFUN Software GmbH

Formulartypen und Formulare anlegen

Autor: Sascha Gütebier | Lesezeit: … | Veröffentlicht: 01.08.2023

In Formularen können Daten standardisiert erfasst werden. Mit Formulartypen können Sie Vorlagen für Formulare erstellen.

Was sind Formulare und Formulartypen?

Mit Formularen werden standardisiert Daten erfasst, z. B. bei Eingangsscheinen, Prüfbögen, Wartungsprotokollen oder Dienstreiseanträgen, aber auch Steuererklärungen. Formulare beinhalten Felder zu bestimmten Sachverhalten, die ausgefüllt werden sollen. Ein Formulartyp ist eine Vorlage für ein Formular. In einem Formulartyp legen Sie den Namen und die Felder Ihres Formulars fest. Mit TAIFUN müssen Sie Formulare nicht länger in einer Textverarbeitungssoftware zusammenstellen, sondern können Sie in TAIFUN anlegen. In diesem TAIFUN-Tipp erfahren Sie, wie Sie einen Formulartyp sowie ein Formular erstellen.

Formulartyp erstellen

Einen Formulartyp legen Sie wie folgt an:

  1. Öffnen Sie in TAIFUN das Fenster Formulartyp über Stammdaten > Formulare > Formulartypen.
    Formulartyp anlegen
  2. Wählen Sie die Schaltfläche Neu.
  3. Geben Sie dem Formulartyp einen Namen, z. B. Dienstreiseantrag und schreiben Sie in die Beschreibung z. B. Formular zur Beantragung von Dienstreisen.
  4. So lange Sie an dem Formulartyp arbeiten, setzen Sie das Formular unter Aktiv auf Nein.
  5. Wählen Sie Speichern.

Formularfelder hinzufügen

Das fertige Formular entspricht später einem Fenster in TAIFUN . Sie können dem Formulartyp entsprechende Formularfelder, Bereiche sowie Registerkarten hinzufügen. Eine Registerkarte und ein Bereich wurden bereits automatisch angelegt.

Für den Formulartyp Dienstreiseantrag können Sie beispielsweise folgende Registerkarten und Felder anlegen:

  1. Benennen Sie die vorhandene Registerkarte TabAllgemein um in Mitarbeiterdaten.
  2. Benennen Sie den vorhandene Bereich um in Persönliche Daten.
  3. Um neue Felder anzulegen, markieren Sie den Bereich und wählen Sie die Schaltfläche Neues Feld.
    Beachten Sie:

    Achten Sie beim Erstellen eines Felds auf den Datentyp und treffen Sie ggf. zusätzliche Einschränkungen zu den Formularfeldern. Wenn Personalnummern in Ihrem Unternehmen grundsätzlich 6-stellig sind , können Sie die Länge dieses Formularfelds auf 6 Stellen begrenzen. Sie können außerdem Auswahllisten erstellen, z. B. für das Verkehrsmittel.

    Folgende Felder können Sie beispielsweise anlegen:

    Beispiele für Formularfelder Datentyp
    Name String (Zeichenkette)
    Grund der Dienstreise Memo (Mehrzeiliger Text)
    Beginn der Dienstreise Date (Datum) sowie Time (Uhrzeit)
    Übernachtung Boolean (Ja/Nein)

Nachdem Sie die Felder angelegt haben, kann der Dienstreiseantrag z. B. so aussehen:

Formulartyp bearbeiten – Formulartyp mit einigen Feldern

Formulartyp zuordnen

Standardmäßig ist der Formulartyp unter Stammdaten > Formulare > Pflegen und in allen Fenstern mit dem Menüpunkt Kommunikation verfügbar. Diese Verfügbarkeit können Sie einschränken. Ein Formulartyp (z. B. der Dienstreiseantrag) soll nur im Fenster Mitarbeiter unter Kommunikation angezeigt werden.

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wechseln Sie im Formulartyp zur Registerkarte Zuordnungen und wählen Sie Neu.

    Das Fenster Zuordnung anlegen wird geöffnet.

  2. Wählen Sie unter Beschränken auf den Objekt-Typ Mitarbeiter aus.
  3. Setzen Sie das Formular auf Aktiv Ja, damit Formulare basierend auf Ihrem Formulartyp angelegt werden können.
  4. Speichern Sie ab und schließen Sie das Fenster.
    Zuordnung beschränken – Der Formulartyp ist aktiv und nur dem Objekttyp Mitarbeiter zugeordnet.

Formular anlegen und ausfüllen

Sie wollen einen Formulartyp (z. B. Dienstreiseantrag) verwenden. Versetzen Sie sich in die Rolle eines Mitarbeiters, der eine Dienstreise plant und dafür einen Dienstreiseantrag stellen möchte.

Legen Sie dazu ein neues Formular, basierend auf dem entsprechenden Formulartyp, wie folgt an:

  1. Wählen Sie Stammdaten > Formulare > Pflegen.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen. Das Fenster Formulartyp auswählen wird geöffnet.
  3. Wählen Sie den Formulartyp Dienstreiseantrag. Das Fenster Formular öffnet sich.
  4. Füllen Sie die entsprechenden Formularfelder aus und Speichern Sie das Formular ab.
    Ausgefülltes Formular

Das angelegte Formular wird der Formularliste hinzugefügt.

Beachten Sie:

Wenn Sie das Formular wieder öffnen, können Sie es als Posteingang versenden, drucken oder einem Mitarbeiter zuordnen. Außerdem können Sie ein neues Formular anlegen, das diesem Formular zugeordnet ist, z. B. einen Antrag auf Reisekostenerstattung.

Jetzt sind Sie dran

Formulare sind mit TAIFUN ganz einfach. Nehmen Sie sich eine Formularvorlage aus Ihrem Unternehmen zur Hand, die noch nicht mit TAIFUN verwaltet wird, und erstellen Sie daraus in TAIFUN einen Formulartyp. Das wird Ihnen in Zukunft einiges an Arbeit ersparen.