TAIFUN-Blog

July 2024

Synonyme verwenden

Synonyme in TAIFUN können Sie als Platzhalter verwenden, um Texte automatisch ersetzen zu lassen.

Synonyme in TAIFUN sind Platzhalter, die an bestimmten Stellen im Programm verwendet werden. Sie werden in TAIFUN Handwerk und TAIFUN openBusiness für die Volltextsuche, für Mengeneinheiten in Belegen sowie für Positionstexte in Verkaufsbelegen verwendet. In TAIFUN MailServer können mit Synonymen E⁠-⁠Mail-Adressen ersetzt werden.

Zeitsparend nach gleichbedeutenden Suchwörtern suchen

Als Handwerker arbeiten Sie mit vielen Artikeln von unterschiedlichen Großhändlern und Herstellern, die teilweise für gleichartige Artikel unterschiedliche Bezeichnungen verwenden. So wird z.⁠ ⁠B. ein Boiler auch Heißwasserbereiter genannt.

Mithilfe der Volltextsuche können Sie nach einem solchen Artikel mit dem ODER-Operator suchen oder ein Synonym für solche Suchanfragen festlegen.
  1. Wählen Sie den Menüpunkt Konstanten > Synonyme > Volltextsuche.
  2. Mit der Schaltfläche Neu legen Sie ein neues Synonym an.
  3. In das Feld Synonym tragen Sie den Suchbegriff (z.⁠ ⁠B. Boiler) ein.
  4. In das Feld Original tragen Sie das Wort (z.⁠ ⁠B. Heißwasserbereiter) ein, welches ebenfalls gesucht werden soll.
  5. Speichern und schließen Sie das Fenster.
    Synonym für die Volltextsuche anlegen

Suchen Sie in den Artikeln über die Volltextsuche nach Boiler. Es werden nun sowohl Artikel gefunden, die das Wort Boiler enthalten, als auch Artikel, die das Wort Heißwasserbereiter enthalten.

Mengeneinheiten in Belegen vereinheitlichen

Zu Artikeln gehören Mengeneinheiten wie Meter, Stück oder Kilogramm. Diese Einheiten werden in Artikeln abgekürzt für manche Einheiten gibt es je nach Großhändler unterschiedliche Abkürzungen. Auf einem Angebot sollen aber die Mengeneinheiten einheitlich abgekürzt werden. Mengeneinheiten in den Artikeln manuell zu korrigieren, ist ein enormer Aufwand. Daher bietet TAIFUN die Möglichkeit Synonyme für Mengeneinheiten einzurichten.

  1. Öffnen Sie unter Konstanten > Mengeneinheiten das Fenster Mengeneinheit.
  2. Wählen Sie Suchen und anschließend Übersicht. Die gängigsten Mengeneinheiten sind bereits angelegt.
  3. Wählen Sie aus der Liste Stück und bestätigen Sie mit Ok.
  4. Wechseln Sie zur Registerkarte Synonyme. Einige Synonyme sind bereits vorhanden.
  5. Um ein Synonym (z.⁠ ⁠B. St.) hinzuzufügen, wählen Sie die Schaltfläche Neu und tragen St. in das Feld Synonym ein.
    Synonyme für eine Mengeneinheit anlegen
  6. Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Fenster Mengeneinheit.

In Belegen werden alle angegebenen Einheiten durch die auf der Registerkarte Mengeneinheit angegebene Mengeneinheit ersetzt.

Wenn Sie in ein Angebot als Positionen Artikel mit unterschiedlich angegebenen Einheiten (z.⁠ ⁠B. ST, Stck, St.) einfügen, werden die Einheit bei allen Artikeln mit Stück vereinheitlicht. Wenn Sie eine Position öffnen, bleibt die in den Daten eingetragene Einheit bestehen.

Positionstexte in Verkaufsbelegen automatisch anpassen

Speziell in Verkaufsbelegen können Sie über Synonyme die Positionstexte mit Vermerken, wie Liefern, Montieren oder Liefern und montieren ergänzen. Bei Rechnungen und Lieferscheinen möchten Sie entsprechend Geliefert und Montiert vermerken lassen, da die Leistung zu diesem Zeitpunkt in der Vergangenheit liegt.
  1. Öffnen sie über Konstanten > Synonyme > Verkaufsbelege das Fenster Synonyme für Verkaufsbelege.
  2. Wählen Sie Suchen und Übersicht. Einige Synonyme sind bereits vorhanden.
  3. Öffnen Sie ein Synonym, z.⁠ ⁠B. Liefern und montieren. Sie sehen welche Texte für Angebote, Aufträge oder Rechnungen und Lieferscheine angegeben sind.
    Synonym für Verkaufsbelege anlegen
  4. Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Fenster.
  5. Geben Sie den Platzhalter bei Bedarf in die Positionstexte ein.

Bei der Verwendung des Platzhalters (z.⁠ ⁠B. $LM01$) in Positionstexten wird in Angeboten und Aufträgen der Text Liefern und montieren ausgegeben, in Lieferscheinen und Rechnungen der Text Geliefert und montiert.

Die passenden Texte dieser Platzhalter können abhängig von der Beschaffenheit der Position automatisch eingetragen werden.
  1. Öffnen Sie über Konstanten > Hauptkonstanten > Verkauf das Fenster Konstanten – Verkauf.
  2. Wechseln Sie zur Registerkarte Einstellungen.
  3. Wählen Sie im Bereich Synonyme die Platzhalter aus, die bei Vorhandensein eines Verkaufspreises für Material, Lohn bzw. Material und Lohn automatisch in den Positionstext eingefügt werden sollen.
    Platzhalter für Synonyme automatisch verwenden
  4. Speichern Sie die Änderungen.

Die entsprechenden Platzhalter werden somit bei Verkaufsbelegen in alle neu eingefügten Positionen, auf welche die entsprechende Bedingung zutrifft, eingefügt. Wenn z.⁠ ⁠B. für Material und Lohn ein Verkaufspreis vorhanden ist, wird der jeweilige Platzhalter in neue Positionen eingetragen.

E⁠-⁠Mail-Adresse im TAIFUN MailServer ersetzen

Im TAIFUN MailServer gibt es Synonyme, die dazu genutzt werden, um bei der automatischen Zuordnung von E⁠-⁠Mails zu Adressen eine E⁠-⁠Mail-Adresse durch eine andere zu ersetzen.

Sie haben beispielsweise einen Lieferanten mit mehreren Ansprechpartnern und (unterschiedlichen) E⁠-⁠Mail-Adressen hinterlegt. Wenn sich die Domain des Lieferanten ändert, (z.⁠ ⁠B. @example.net zu @example.com) können Sie über ein Synonym die E-Mail-Adresse für alle Ansprechpartner ändern. Voraussetzung ist, dass sich nur die Domain ändert und nicht der Teil vor dem @-Zeichen.

  1. Wählen Sie in TAIFUN MailServer Konstanten > Synonyme.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
  3. Tragen Sie in das Feld Original die neue E⁠-⁠Mail-Adresse (z.⁠ ⁠B. *@example.com) ein.
  4. Tragen Sie in das Feld Synonym die bisherige E-Mail-Adresse (z.⁠ ⁠B. *@example.net) ein, die ersetzt werden soll.
    Synonym für E⁠-⁠Mail-Adressen anlegen
  5. Speichern Sie die Änderungen.

Alle eingehenden E⁠-⁠Mails Domain example.com eingehen, werden dem jeweiligen Ansprechpartner mit der Domain example.net zugeordnet.

Wichtig: E⁠-⁠Mails, die mit der Domain example.net eingehen, werden nicht mehr berücksichtigt.

Jetzt sind Sie dran

Synonyme können Sie an verschiedenen Stellen in TAIFUN nutzen. Sie nutzen Synonyme bisher noch nicht? Dann prüfen Sie doch einmal, mit welchen Synonymen Sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen können.

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