TAIFUN-Blog

November

Musterbriefe erstellen und Serienbriefe drucken

Mit Musterbriefen in TAIFUN können Sie Vorlagen für Briefe erstellen. Auf Basis eines Musterbriefs können Sie auch Serienbriefe an eine Auswahl an Kunden drucken.

Was sind Musterbriefe und Serienbriefe?

Ein Musterbrief ist eine Briefvorlage, die Sie immer wiederverwenden können. In diesem TAIFUN-Tipp erfahren Sie, wie Sie einen Musterbrief anlegen und wie Sie auf Basis dieser Vorlage einen Brief erstellen. Sie können mit der Funktion Serienbrief einen Brief, der beispielsweise Ihre Kunden an einen anstehenden Wartungstermin erinnert, auf einen Schlag für eine festgelegte Auswahl an Adressen drucken.

Adressblock positionieren

Zur Vorbereitung des Musterbriefs müssen Sie einmalig in den Konstanten die Positionierung des Adressblocks wie folgt einstellen:
  1. Öffnen Sie das Fenster Konstanten – Briefe über Konstanten > Hauptkonstanten > Briefe.
  2. Wählen Sie im Feld Anschrift positionieren die Einstellung Block.
  3. Unter Positionen geben Sie die genaue Position ein, an welcher der Adressblock später im Brief eingetragen werden soll.
    1. Tragen Sie für die Spalte jeweils 1 ein.
    2. Bei Zeile tragen Sie unter Adressblock 9 ein und unter Anrede 23.
      Anmerkung: Der Adressblock wird in Zeile 9 der ersten Spalte eingefügt. Die Anrede wird in Zeile 23 der ersten Spalte eingefügt. Die Spalte gibt die horizontale Positionierung an. Spalte 1 ist der linke Rand des Briefes.
  4. Schließen das Fenster mit der Schaltfläche Speichern.
    Konstanten für Briefe: Position der Anschrift und Anrede im Brief

Musterbrief anlegen

Einen Musterbrief, beispielsweise für eine Terminerinnerung, legen Sie wie folgt an:
  1. Öffne Sie das Fenster Briefe über Module > Briefe.
  2. Wählen Sie im Menü Musterbriefe > Bearbeiten. Das Fenster Musterbrief anlegen wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
  4. Tragen Sie im Feld Namen den Namen der Vorlage z.⁠ ⁠B. WARTUNG ANLAGE ein.
  5. Beschreiben Sie im Feld Bezeichnung den Musterbrief ausführlicher z.⁠ ⁠B. mit Hinweis auf Überprüfung und Wartung einer Anlage.
  6. Optional: Wählen Sie eine Sicherheitsstufe z.⁠ ⁠B. Mittel.
    HINWEIS: Beachten Sie, dass nur Benutzer der Sicherheitsstufe Mittel diesen Brief sehen und bearbeiten können. Ggf. schließen Sie sich aus der Bearbeitung des Briefs aus.

Inhalt einfügen und formatieren

Den Inhalt des Musterbriefs tragen Sie wie folgt ein:

HINWEIS: Fügen Sie keine Anschrift in den Musterbrief ein, da der Brief für verschiedene Adressen verwendet werden soll. Lassen Sie dennoch genügend Platz für die Anschrift.
  1. Aktivieren Sie die Formatierungszeichen über Ansicht > Formatierungszeichen einblenden, um die Zeilen in Ihrem Brief besser zu erkennen.
    Anmerkung: Unten links im Fenster sehen Sie, in welcher Zeile und Spalte Sie sich mit der Einfügemarke befinden.
  2. Fügen Sie so viele Leerzeilen anhand ihrer Eingabe in den Konstanten ein.
    Tipp: Sie haben in den Konstanten angegeben, dass die Anrede in Zeile 23 eingefügt wird. Daher fügen Sie in unserem Musterbrief so viele Leerzeilen ein, dass der eigentliche Text des Briefs in Zeile 25 beginnt. Somit haben Sie später im Brief eine Leerzeile zwischen Anrede und Brieftext.
  3. Tragen Sie ab Zeile 25 den Inhalt des Briefs ein, z.⁠ ⁠B.:


    die Überprüfung und Wartung Ihrer Anlage ist für den <WtWp.Date> um etwa <WtWp.Time1> Uhr geplant.
    Sollte Ihnen dieser Termin nicht zusagen, bitten wir um eine kurze Mitteilung. Gerne sprechen wir mit Ihnen einen geeigneteren Termin ab.

    Mit freundlichen Grüßen

    Anmerkung: <WtWp.Date> und <WtWp.Time> sind Variablen, die beim Drucken des Briefs durch das Datum bzw. die Uhrzeit des nächsten Wartungsstermins ersetzt werden. Diese Variablen stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Modul TAIFUN-Wartung installiert haben.
  4. Formatieren Sie den Text über die Symbolleiste. Markieren Sie beispielsweise den gesamten Text des Briefes und weisen Schriftart und Schriftgröße zu. Außerdem können Sie das Datum und die Uhrzeit mit der Schaltfläche (Tasten Strg+F) fett gestalten, damit der Leser diese wichtigen Informationen auf einen Blick erfassen kann.
    Tipp: Heben Sie die wichtigsten Aussagen gerne hervor. Allerdings: Text mit zu vielen Formatierungen wird schnell unübersichtlich und kann unprofessionell wirken.
  5. Tragen Sie einen Betreff in Zeile 20 ein und formatieren Sie diesen ebenfalls mit der Schaltfläche (Tasten Strg+F) fett, z. B. Termin zur Wartung Ihrer Anlage.
  6. Tragen Sie das Datum ein. Setzen Sie dafür die Einfügemarke in Zeile 18 und öffnen das Fenster Tabulatoren mit der Schaltfläche Tabulatoren (Tasten Umsch+Strg+T).
    Tabulatoren hinzufügen
    Fügen Sie mit der Schaltfläche Hinzufügen einen neuen rechtsbündigen Tabulator bei 15,50⁠ ⁠cm ein. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Ok und drücken einmal die Tabulatortaste auf der Tastatur. Hierdurch wird ein Tabulator eingefügt, der als langgezogener Pfeil dargestellt wird. Nun fügen Sie nach diesem Tabulator eine Variable für das aktuelle Datum ein: <Sys.Date>.
    Der fertige Musterbrief
  7. Wenn Sie mit der Erstellung und Bearbeitung fertig sind, speichern Sie den Musterbrief mit der Schaltfläche Speichern und schließen das Fenster mit der Schaltfläche Schließen.

Brief erstellen

Auf Basis des Musterbriefs erstellen Sie einen Brief wie folgt:
  1. Klicken Sie im Fenster Brief die Schaltfläche Neu.
  2. Wählen Sie Musterbriefe > Übernehmen und markieren einen Musterbrief (z.⁠ ⁠B. WARTUNG ANLAGE), um den Musterbrief zu übernehmen.
  3. Bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche Ok. Der Text des Musterbriefs wird in Ihren Brief eingefügt.
  4. Füllen Sie die Felder Name und Sicherheitsstufe aus. Das Feld Bezeichnung wurde bereits aus dem Musterbrief übernommen.

Brief als Serienbrief drucken

Damit der Brief an mehrere Kunden versendet wird, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Wählen Sie Drucken > Serienbrief für Wartungsplan. Das Fenster Bereich auswählen wird geöffnet.
  2. Unter Sortierung wählen Sie Termin:Beginn und unter Bereich tragen Sie in den Feldern Von und Bis den ersten und letzten Tag des kommenden Monats ein.
    Tipp: Sie können die Adressen nach bestimmten Kriterien über die Eigenschaften filtern, z.⁠ ⁠B. auf der Registerkarte Adressfilter nach bestimmten Ländern oder Postleitzahlen.
  3. Bestätigen Sie ihre Auswahl mit Starten. Das Fenster Serienbrief drucken wird geöffnet.
  4. Wählen Sie unter Ausgabe die Einstellung Drucker, unter Drucker wählen Sie den gewünschten Drucker und unter Einstellungen die passenden Einstellungen für den Druck. Unter Archivieren stellen Sie ein, dass die Briefe im Archiv gespeichert werden. Hierfür können Sie den Ordner und die Sicherheitsstufe wählen.
  5. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Ok.
Nun wird nacheinander für jeden Termin im Wartungsplan, der im angegebenen Zeitraum liegt, ein Brief gedruckt. Anschrift und Anrede werden automatisch in den Brief eingetragen und die angegebenen Variablen werden durch ihren Wert ersetzt. Wenn Sie ein Briefpapier hinterlegt haben, wird auch dieses mitgedruckt. Die Briefe müssen Sie in Umschläge verpacken und versenden.
Beispiel eines gedruckter Briefs
Tipp: Der Serienbrief bietet viele Möglichkeiten, nach Adressen zu filtern. Wenn Sie beispielsweise öfter an bestimmte, festgelegte Adressen Serienbriefe versenden möchten, können Sie auch unter Stammdaten > Adressen > Verteiler einen Verteiler mit diesen Adressen anlegen und dann einen Serienbrief an diesen Verteiler drucken.

Brief als Einzelbrief drucken

Ein Brief mit darin verwendeten Variablen <WtWp.Date> und <WtWp.Time1> kann nicht als Einzelbrief gedruckt werden, da die Variablen im Einzelbrief nicht aufgelöst werden können. Andere Briefe können aber statt als Serienbrief auch als Einzelbrief für eine bestimmte Adresse oder einen bestimmten Ansprechpartner gedruckt werden.
  1. Wählen Sie Einfügen > Ansprechpartner und suchen den gewünschten Ansprechpartner heraus.
  2. Mit der Schaltfläche Auswählen werden Anschrift und Anrede dieses Ansprechpartners in unseren Brief übernommen.
  3. Zum Drucken wählen Sie Drucken > Einzelbrief. Das Fenster Report drucken wird geöffnet.
  4. Wählen Sie unter Ausgabe die Einstellung Drucker. Unter Drucker wählen Sie den gewünschten Drucker und unter Einstellungen die gewünschten Einstellungen für den Druck. Wählen Sie wieder einen Drucker aus und bestätigen mit der Schaltfläche Ok.

Der Brief wird gedruckt und außerdem in der Adresse unter Kommunikation > Briefe abgelegt.

Jetzt sind Sie dran

Überlegen Sie, welche Briefe in Ihrem Unternehmen immer wieder neu formuliert werden, obwohl der Inhalt immer gleich ist. Legen Sie hierfür Musterbriefe an. Das erleichtert nicht nur Ihnen und Ihren Kollegen die Arbeit, sondern kann aufgrund der Standardisierung und Konsistenz auch die Qualität Ihrer Briefe erhöhen.

Versenden Sie Briefe mit identischem Inhalt an mehrere Adressen und wählen dabei bisher jede Adresse einzeln manuell aus? Dann prüfen Sie doch, welchen Serienbrief-Filter Sie stattdessen anwenden können. Auch damit sparen Sie viel Zeit! Probieren Sie verschiedene Kombinationen aus und stellen Sie zum Testen die Ausgabe am Bildschirm oder als PDF ein.
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Noch Fragen?

Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter – ob per Telefon, E-Mail, Fernwartung oder vor Ort: Ihre Kontaktmöglichkeiten

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November

Musterbriefe erstellen und Serienbriefe drucken

Mit Musterbriefen in TAIFUN können Sie Vorlagen für Briefe erstellen. Auf Basis eines Musterbriefs können Sie auch Serienbriefe an eine Auswahl an Kunden drucken.

Was sind Musterbriefe und Serienbriefe?

Ein Musterbrief ist eine Briefvorlage, die Sie immer wiederverwenden können. In diesem TAIFUN-Tipp erfahren Sie, wie Sie einen Musterbrief anlegen und wie Sie auf Basis dieser Vorlage einen Brief erstellen. Sie können mit der Funktion Serienbrief einen Brief, der beispielsweise Ihre Kunden an einen anstehenden Wartungstermin erinnert, auf einen Schlag für eine festgelegte Auswahl an Adressen drucken.

Adressblock positionieren

Zur Vorbereitung des Musterbriefs müssen Sie einmalig in den Konstanten die Positionierung des Adressblocks wie folgt einstellen:
  1. Öffnen Sie das Fenster Konstanten – Briefe über Konstanten > Hauptkonstanten > Briefe.
  2. Wählen Sie im Feld Anschrift positionieren die Einstellung Block.
  3. Unter Positionen geben Sie die genaue Position ein, an welcher der Adressblock später im Brief eingetragen werden soll.
    1. Tragen Sie für die Spalte jeweils 1 ein.
    2. Bei Zeile tragen Sie unter Adressblock 9 ein und unter Anrede 23.
      Anmerkung: Der Adressblock wird in Zeile 9 der ersten Spalte eingefügt. Die Anrede wird in Zeile 23 der ersten Spalte eingefügt. Die Spalte gibt die horizontale Positionierung an. Spalte 1 ist der linke Rand des Briefes.
  4. Schließen das Fenster mit der Schaltfläche Speichern.
    Konstanten für Briefe: Position der Anschrift und Anrede im Brief

Musterbrief anlegen

Einen Musterbrief, beispielsweise für eine Terminerinnerung, legen Sie wie folgt an:
  1. Öffne Sie das Fenster Briefe über Module > Briefe.
  2. Wählen Sie im Menü Musterbriefe > Bearbeiten. Das Fenster Musterbrief anlegen wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
  4. Tragen Sie im Feld Namen den Namen der Vorlage z.⁠ ⁠B. WARTUNG ANLAGE ein.
  5. Beschreiben Sie im Feld Bezeichnung den Musterbrief ausführlicher z.⁠ ⁠B. mit Hinweis auf Überprüfung und Wartung einer Anlage.
  6. Optional: Wählen Sie eine Sicherheitsstufe z.⁠ ⁠B. Mittel.
    HINWEIS: Beachten Sie, dass nur Benutzer der Sicherheitsstufe Mittel diesen Brief sehen und bearbeiten können. Ggf. schließen Sie sich aus der Bearbeitung des Briefs aus.

Inhalt einfügen und formatieren

Den Inhalt des Musterbriefs tragen Sie wie folgt ein:

HINWEIS: Fügen Sie keine Anschrift in den Musterbrief ein, da der Brief für verschiedene Adressen verwendet werden soll. Lassen Sie dennoch genügend Platz für die Anschrift.
  1. Aktivieren Sie die Formatierungszeichen über Ansicht > Formatierungszeichen einblenden, um die Zeilen in Ihrem Brief besser zu erkennen.
    Anmerkung: Unten links im Fenster sehen Sie, in welcher Zeile und Spalte Sie sich mit der Einfügemarke befinden.
  2. Fügen Sie so viele Leerzeilen anhand ihrer Eingabe in den Konstanten ein.
    Tipp: Sie haben in den Konstanten angegeben, dass die Anrede in Zeile 23 eingefügt wird. Daher fügen Sie in unserem Musterbrief so viele Leerzeilen ein, dass der eigentliche Text des Briefs in Zeile 25 beginnt. Somit haben Sie später im Brief eine Leerzeile zwischen Anrede und Brieftext.
  3. Tragen Sie ab Zeile 25 den Inhalt des Briefs ein, z.⁠ ⁠B.:


    die Überprüfung und Wartung Ihrer Anlage ist für den <WtWp.Date> um etwa <WtWp.Time1> Uhr geplant.
    Sollte Ihnen dieser Termin nicht zusagen, bitten wir um eine kurze Mitteilung. Gerne sprechen wir mit Ihnen einen geeigneteren Termin ab.

    Mit freundlichen Grüßen

    Anmerkung: <WtWp.Date> und <WtWp.Time> sind Variablen, die beim Drucken des Briefs durch das Datum bzw. die Uhrzeit des nächsten Wartungsstermins ersetzt werden. Diese Variablen stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Modul TAIFUN-Wartung installiert haben.
  4. Formatieren Sie den Text über die Symbolleiste. Markieren Sie beispielsweise den gesamten Text des Briefes und weisen Schriftart und Schriftgröße zu. Außerdem können Sie das Datum und die Uhrzeit mit der Schaltfläche (Tasten Strg+F) fett gestalten, damit der Leser diese wichtigen Informationen auf einen Blick erfassen kann.
    Tipp: Heben Sie die wichtigsten Aussagen gerne hervor. Allerdings: Text mit zu vielen Formatierungen wird schnell unübersichtlich und kann unprofessionell wirken.
  5. Tragen Sie einen Betreff in Zeile 20 ein und formatieren Sie diesen ebenfalls mit der Schaltfläche (Tasten Strg+F) fett, z. B. Termin zur Wartung Ihrer Anlage.
  6. Tragen Sie das Datum ein. Setzen Sie dafür die Einfügemarke in Zeile 18 und öffnen das Fenster Tabulatoren mit der Schaltfläche Tabulatoren (Tasten Umsch+Strg+T).
    Tabulatoren hinzufügen
    Fügen Sie mit der Schaltfläche Hinzufügen einen neuen rechtsbündigen Tabulator bei 15,50⁠ ⁠cm ein. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Ok und drücken einmal die Tabulatortaste auf der Tastatur. Hierdurch wird ein Tabulator eingefügt, der als langgezogener Pfeil dargestellt wird. Nun fügen Sie nach diesem Tabulator eine Variable für das aktuelle Datum ein: <Sys.Date>.
    Der fertige Musterbrief
  7. Wenn Sie mit der Erstellung und Bearbeitung fertig sind, speichern Sie den Musterbrief mit der Schaltfläche Speichern und schließen das Fenster mit der Schaltfläche Schließen.

Brief erstellen

Auf Basis des Musterbriefs erstellen Sie einen Brief wie folgt:
  1. Klicken Sie im Fenster Brief die Schaltfläche Neu.
  2. Wählen Sie Musterbriefe > Übernehmen und markieren einen Musterbrief (z.⁠ ⁠B. WARTUNG ANLAGE), um den Musterbrief zu übernehmen.
  3. Bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche Ok. Der Text des Musterbriefs wird in Ihren Brief eingefügt.
  4. Füllen Sie die Felder Name und Sicherheitsstufe aus. Das Feld Bezeichnung wurde bereits aus dem Musterbrief übernommen.

Brief als Serienbrief drucken

Damit der Brief an mehrere Kunden versendet wird, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Wählen Sie Drucken > Serienbrief für Wartungsplan. Das Fenster Bereich auswählen wird geöffnet.
  2. Unter Sortierung wählen Sie Termin:Beginn und unter Bereich tragen Sie in den Feldern Von und Bis den ersten und letzten Tag des kommenden Monats ein.
    Tipp: Sie können die Adressen nach bestimmten Kriterien über die Eigenschaften filtern, z.⁠ ⁠B. auf der Registerkarte Adressfilter nach bestimmten Ländern oder Postleitzahlen.
  3. Bestätigen Sie ihre Auswahl mit Starten. Das Fenster Serienbrief drucken wird geöffnet.
  4. Wählen Sie unter Ausgabe die Einstellung Drucker, unter Drucker wählen Sie den gewünschten Drucker und unter Einstellungen die passenden Einstellungen für den Druck. Unter Archivieren stellen Sie ein, dass die Briefe im Archiv gespeichert werden. Hierfür können Sie den Ordner und die Sicherheitsstufe wählen.
  5. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Ok.
Nun wird nacheinander für jeden Termin im Wartungsplan, der im angegebenen Zeitraum liegt, ein Brief gedruckt. Anschrift und Anrede werden automatisch in den Brief eingetragen und die angegebenen Variablen werden durch ihren Wert ersetzt. Wenn Sie ein Briefpapier hinterlegt haben, wird auch dieses mitgedruckt. Die Briefe müssen Sie in Umschläge verpacken und versenden.
Beispiel eines gedruckter Briefs
Tipp: Der Serienbrief bietet viele Möglichkeiten, nach Adressen zu filtern. Wenn Sie beispielsweise öfter an bestimmte, festgelegte Adressen Serienbriefe versenden möchten, können Sie auch unter Stammdaten > Adressen > Verteiler einen Verteiler mit diesen Adressen anlegen und dann einen Serienbrief an diesen Verteiler drucken.

Brief als Einzelbrief drucken

Ein Brief mit darin verwendeten Variablen <WtWp.Date> und <WtWp.Time1> kann nicht als Einzelbrief gedruckt werden, da die Variablen im Einzelbrief nicht aufgelöst werden können. Andere Briefe können aber statt als Serienbrief auch als Einzelbrief für eine bestimmte Adresse oder einen bestimmten Ansprechpartner gedruckt werden.
  1. Wählen Sie Einfügen > Ansprechpartner und suchen den gewünschten Ansprechpartner heraus.
  2. Mit der Schaltfläche Auswählen werden Anschrift und Anrede dieses Ansprechpartners in unseren Brief übernommen.
  3. Zum Drucken wählen Sie Drucken > Einzelbrief. Das Fenster Report drucken wird geöffnet.
  4. Wählen Sie unter Ausgabe die Einstellung Drucker. Unter Drucker wählen Sie den gewünschten Drucker und unter Einstellungen die gewünschten Einstellungen für den Druck. Wählen Sie wieder einen Drucker aus und bestätigen mit der Schaltfläche Ok.

Der Brief wird gedruckt und außerdem in der Adresse unter Kommunikation > Briefe abgelegt.

Jetzt sind Sie dran

Überlegen Sie, welche Briefe in Ihrem Unternehmen immer wieder neu formuliert werden, obwohl der Inhalt immer gleich ist. Legen Sie hierfür Musterbriefe an. Das erleichtert nicht nur Ihnen und Ihren Kollegen die Arbeit, sondern kann aufgrund der Standardisierung und Konsistenz auch die Qualität Ihrer Briefe erhöhen.

Versenden Sie Briefe mit identischem Inhalt an mehrere Adressen und wählen dabei bisher jede Adresse einzeln manuell aus? Dann prüfen Sie doch, welchen Serienbrief-Filter Sie stattdessen anwenden können. Auch damit sparen Sie viel Zeit! Probieren Sie verschiedene Kombinationen aus und stellen Sie zum Testen die Ausgabe am Bildschirm oder als PDF ein.
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