Besonderes Augenmerk wird auf „lückenlose Belegnummern“ bei Rechnungen gelegt: Eine Lücke im Nummernkreis darf im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung nicht vorkommen und wird mittels der IDEA Prüfsoftware der Finanzämter in wenigen Sekunden aufgedeckt. Daher können wir nur dazu raten, dass eine fehlende Rechnungsnummer (aus welchen Gründen auch immer) unbedingt ausführlich dokumentiert wird. Sonst drohen ernsthafte Konsequenzen. Gleiches gilt auch für sogenannte Nullrechnungen, die ebenfalls ermittelt werden und genauso dokumentiert werden sollten.

Hintergrund dieser Prüfungen ist festzustellen, ob die Umsatzsteuer vollumfänglich und korrekt abgeführt wurde.

Achtung, gesetzliche Pflichten für digitale Belege

Ferner rücken die Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten digitaler Belege immer weiter in den Fokus der Steuerbeamten. Beachtung findet dabei das Archivsystem: Viele Steuerpflichtige glauben auch heute noch, dass ein eingescanntes, steuerrelevantes Dokument, welches auf einer Festplatte abgelegt wird, ein Archiv darstellt. Doch ist dem nicht so! Für ein korrektes Dokumente archivieren gibt es Rahmenbedingungen, die so nicht abgebildet werden können.

Auch dezentral gespeicherte, steuerrelevante E-Mails liefern immer wieder Anlass zur Kritik: Denn hier ist immer noch nicht durchgängig bekannt, dass steuerlich relevante Belege, die als Anhang einer E-Mail empfangen werden, nicht einfach ausgedruckt und als Originalbeleg betrachtet werden dürfen. Das Original ist immer die E-Mail mit dem Anhang, die zehn Jahre aufbewahrt und zu jedem Zeitpunkt ohne gebührenden Zeitverzug aufrufbar sein und auch zur Anzeige gebracht werden muss.

Letztlich bedeutet dies, dass Sie Ihren E-Mail-Client (wie z.B. Outlook) auf "allen" Arbeitsplätzen sichern und aufbewahren müssen. Im Ernstfall sind Sie sogar gehalten, einen Altrechner, auf dem die E-Mails liegen, aufzuheben und lauffähig zu halten, sofern keine anderen Maßnahmen zur Sicherung der E-Mails erfolgt sind.

Was bedeutet das für Ihre Betriebspraxis?

Sie sollten unbedingt prüfen, ob in Ihrem Betrieb die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich Dokumenten- und E-Mail-Archivierung erfüllt werden - und zwar bevor das Finanzamt bei Ihnen klingelt. Die meisten Unternehmen nutzen für die Archivierung professionelle Software, die nach GoBD, DSGVO und Co. arbeitet und zudem viele Arbeitsprozesse automatisieren kann. Am Ende ist dies nicht nur rechtlich sauber, sondern erleichtert die Arbeit und spart Zeit.

Mit unserer DMS Software und E-Mail Archivierungssoftware sind Sie auf der sicheren Seite.

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